Ley de control horario, modificaciones a tener en cuenta para finales de año o inicios del 2026
Tal y como os comentamos con la factura electrónica, muchas adaptaciones e implantaciones que debemos hacer las tenemos que planificar para poderlas gestionar con éxito y en Hotaka Ikhodi, partner oficial de Odoo ERP nos hacemos eco de la información detallada que nos ofrece la plataforma.
Desde la aprobación del Real Decreto el 8 de marzo del año 2019, la ley de control horario ha estado vigente para todas las empresas. A pesar de su aprobación hace seis años, las últimas modificaciones de la ley de control horario conllevan novedades y obligaciones para las empresas.
El objetivo de la ley de control horario es la regularización de las horas trabajadas por los empleados, asegurando así no realizar excesivas horas extras y que estas sean pagadas. Para ello, hasta ahora había diferentes métodos por los cuales se podía llevar a cabo el control horario o fichaje. Sin embargo, con las nuevas actualizaciones de la ley, algunos de los métodos ya no van a ser válidos.
Cuando se aprobó el Real Decreto, el fichaje era posible mediante el método que la empresa considerase, por ejemplo, firmar manualmente en hojas de papel era válido. Además, el fichaje a través de hojas de excel, fichajes con sistemas biométricos, ya fuesen de reconocimiento facial o escáner de huella dactilar, eran igualmente válidos. También encontrábamos el fichaje a través de web, aplicación móvil o incluso por llamada telefónica, confirmando la asistencia con un código pin.
Tras la llegada de la pandemia y con ella el aumento del teletrabajo, se hizo evidente que el control horario de forma manual, en papel, no iba a ser suficiente. La empresa debe garantizar que todos los empleados puedan fichar, por lo que se empezó a trabajar en una adaptación de la ley del control horario.
Cambios a partir de 2025
Manteniendo el mismo objetivo de reducir el fraude y la explotación laboral, añadieron la accesibilidad desde cualquier parte y el derecho a la desconexión digital. Esto es debido a que con el trabajo de forma remota es más fácil acceder a un empleado en cualquier momento, por lo que se regulariza el establecimiento de políticas que prohíban contactar con los trabajadores fuera del horario laboral.
Estas modificaciones iban a entrar en vigor a partir del 1 de enero de 2025, pero teniendo en cuenta el periodo de adaptación, está previsto que sea obligatorio a finales de año o al empezar el 2026.
La ampliación para que haya tiempo de adaptación es debido a que, con la presencia del trabajo remoto y la obligatoriedad de que el control horario lo lleven todos los trabajadores, solo exceptuando a los altos directivos y a los socios de las cooperativas, serán necesarios medios de control horario digitales.
En este momento, dejan de ser válidos métodos de fichaje como las hojas de papel con la firma del empleado o las hojas en excel, así como el control horario biométrico, ya que estos o bien no pueden realizarse en remoto o no cumplen con los nuevos requisitos.
El fichaje ya no solo debe ser accesible desde cualquier lugar, si no que, además, debe garantizar la inalterabilidad, es decir, el empleado debe hacer el fichaje, la persona responsable debe aprobar las horas, especialmente en el caso de las horas extras, debe existir la posibilidad de posicionamiento GPS y, finalmente, debe ser accesible en cualquier momento. Cualquier empleado, responsable o inspector debe poder tener acceso inmediato a los reportes de fichaje, que deben guardarse durante 4 años.
Sistema para el fichaje
Es por esto que la mejor opción es contar con un sistema de control horario para el fichaje, como Odoo. Con la aplicación Asistencias es posible llevar el fichaje desde cualquier lugar, gracias a que Odoo es un sistema disponible en la nube. Accediendo desde el navegador o incluso desde la aplicación para el móvil, se garantiza la accesibilidad desde cualquier ubicación para poder llevar a cabo el control horario.
Además, el sistema se actualiza al instante, por lo que si se requiere sacar un informe en directo de los fichajes de los últimos 4 años, saldrá totalmente actualizado y con toda la información disponible en cuestión de segundos.
Con el detalle de las horas extras para ser aprobadas, la regulación de los derechos de accesos y la activación de la geolocalización, Odoo cumple con todos los requisitos para llevar un control horario que cumpla con la nueva normativa.
Incluso, la integración total y nativa de las aplicaciones de Odoo permite tener también un control de las ausencias, para poder justificar las horas que no han sido fichadas si por ejemplo se ha tenido un día de vacaciones, asuntos propios, baja, etc. Es posible mantener toda la información disponible y centralizada en un mismo software, lo cual es altamente útil para la empresa.
Aparte de un sistema para el fichaje, Odoo también puede funcionar como software de recursos humanos gracias a todas sus aplicaciones e incluso, yendo un paso más allá, como un ERP al completo, integrando toda la actividad e información de la empresa en una misma plataforma.
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